Pretraživanje - OBAVIJESNA POMAGALA

Arhivi se, usporedo sa zaštitom gradiva, bave i izradom obavijesnih pomagala kako bi jedinstvene informacije sadržane u gradivu (sređene prema načelu provenijencije i poštivanja prvobitnog poretka) predstavili na različite načine sa svrhom da olakšaju put do dokumenta. Vodiči, inventari, regesta, popisi i ostala obavijesna pomagala sredstva su koja vode istraživača do traženih informacija u ili o arhivima. To su opisi gradiva koji omogućuju fizičku i intelektualnu kontrolu nad gradivom i pronalaženje dokumenata ili informacija u arhivima prenoseći istraživačima kontekstualne informacije o arhivskim zapisima, stvarateljima i kontekstu njihova nastanka te prirodi i rasponu gradiva. Njihov razvoj prati razvoj arhiva, od početka arhivske službe do suvremenih tendencija za standardiziranim opisom koji bi informacije u arhivima učinio komparabilnima u cijelom svijetu i pomoću informacijsko-komunikacijskih tehnologija omogućio njihovu razmjenu na svim razinama.

Izbor vrste pomagala, razine i sadržaja opisa ovisi o vrsti arhivskoga gradiva i procjeni potrebe za određenim pomagalom. Inventari omogućuje pretraživanje i razumijevanje sadržaja i konteksta arhivskih jedinica unutar fonda te pronalaženje pripadajućih tehničkih jedinica. Sumarni inventar sadržava opis do razine podserije i popise tehničkih jedinica, a analitički inventar do razine predmeta te može sadržavati i opis pojedinačnih dokumenata, kao i popis pripadajućih tehničkih jedinica. Regesta opisuje pojedinačni dokument s naznakom vremena i mjesta nastanka, sadržaja te vanjskih karakteristika dokumenta. Popis, bez obzira na razinu opisa, obvezno sadržava signaturu, naziv odnosno sadržaj, vrijeme nastanka i količinu popisne jedinica.