Arhivi i stvaratelji

Dobro upravljanje poslovnom i službenom dokumentacijom iznimno je važno za svaku organizaciju. Dio dokumentacije koja nastaje u poslovanju s vremenom će izgubiti značaj, no dio će se trajno čuvati kao vrijedan informacijski resurs i pisano svjedočanstvo o prošlosti. Stvaratelji toga gradiva i arhivi trebaju osigurati da ono bude primjereno zaštićeno i obrađeno te dostupno čim to bude pravno moguće.

Što mogu ili trebaju učiniti stvaratelji gradiva?

Klasifikacijski plan dokumentacije

Temeljito proučite djelatnost, poslovne funkcije i aktivnosti svoje organizacije i dokumentaciju koja pri tome nastaje ili se koristi. Polazeći od osnovnih područja djelatnosti sastavite klasifikacijski plan koji će obuhvatiti cjelokupnu dokumentaciju koju imate ili bi mogla nastajati u poslovanju.

Sustav upravljanja dokumentacijom

Razradite postupke, pravila, organizaciju poslova i zaduženja u upravljanju dokumentacijom. Izradite pravilnik, upute ili drugi akt kojim ćete to opisati i formalno utvrditi. Pobrinite se da s tim dokumentom budu upoznati svi koji mogu imati neku ulogu u odnosu na dokumentaciju.

Uvjeti čuvanja i obrada gradiva

Osigurajte primjerene uvjete čuvanja dokumentacije koju posjedujete sukladno propisima i standardima. Osigurajte kontinuiranu skrb za svaku cjelinu dokumentacije koju posjedujete, bez obzira na to nalazi li se u pismohrani ili negdje drugdje. Pobrinite se da je gradivo sređeno i popisano: gradivo koje to nije ne samo da se teško pronalazi i koristi, nego je i u opasnosti da bude izgubljeno. Nadležni vam arhiv može dati upute ili pomoći u sređivanju i popisivanju.

Osposobljavanje i stručno usavršavanje

Prema zakonu svaki stvaratelj javnoga arhivskog gradiva treba imati stručnu osobu s položenim stručnim ispitom za zaštitu i obradu arhivskog gradiva. Arhivi organiziraju i posebne tečajeve za pripremu stručnog ispita i radionice za stručno usavršavanje zaposlenika stvaratelja arhivskog gradiva.

Vrednovanje i popisi s rokovima čuvanja

Izradite popis s rokovima čuvanja dokumentacije u vašoj organizaciji te ishodite odobrenje nadležnog arhiva. Bez takvog popisa ne možete izlučivati gradivo koje vam više ne treba i ne morate ga čuvati. Ovaj će popis smanjiti vjerojatnost da donesete krive odluke o čuvanju ili uništenju dijela dokumentacije. Za izlučivanje i uništenje izlučene dokumentacije trebate odobrenje nadležnog arhiva, kojemu treba dostaviti i jedan primjerak zapisnika o uništenju.

Predaja gradiva

Gradivo trajne vrijednosti predaje se nadležnome arhivu u sukladno propisima uređenom postupku. Ako dođe do prijenosa dijela nadležnosti na drugo upravno tijelo ili drugu pravnu osobu, vjerojatno će se predati i dio dokumentacije koja se odnosi na prenesene poslove. O tome treba obavijestiti nadležni arhiv i zatražiti njegovo mišljenje.

Nadzor i stručna pomoć

Zakon ovlašćuje arhive da vrše nadzor nad zaštitom arhivskog i registraturnog gradiva stvaratelja u svojoj nadležnosti. Svrha je ove mjere poboljšati uvjete čuvanja, obrađenost i iskoristivost gradiva koje se nalazi kod stvaratelja. Arhiv treba obavijestiti o svim važnijim promjenama i mjerama koje se poduzimaju u svezi s gradivom.