Dostava popisa

Pravilnikom o dopunama Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 106/2007) uveden je novi način dostave popisa dokumentacijskih zbirki i gradiva koje one sadrže, tako da se oni nadležnom arhivu dostavljaju u elektroničkom obliku. Dostava u elektroničkom obliku omogućuje ažurno vođenje evidencija gradiva i znatno poboljšava mogućnosti pretraživanja i iskoristivost podataka, bez suvišnog ispisa i prepisivanja podataka.

Predviđena su dva načina dostave navedenih popisa u elektroničkom obliku: izravnim upisom u bazu podataka nadležnog arhiva ili u obliku elektroničkog obrasca (xml datoteke sa strukturiranim podacima popisa) koji utvrđuje Hrvatski državni arhiv.

Imatelj gradiva koji se odluči za izravni upis u bazu podataka na mrežno dostupnom poslužitelju arhiva nije dužan voditi i vlastite popise, bilo u elektroničkom, bilo u klasičnom obliku. Baza podataka u ovom slučaju ima, naime, i funkciju evidencije njegova gradiva.

Baza podataka u kojoj državni arhivi u Hrvatskoj vode evidencije o gradivu imatelja u nadležnosti arhiva sastavni je dio je nacionalnog arhivskog informacijskog sustava ARHiNET. Za pristup aplikaciji za unos i pretraživanje podataka potrebno je prethodno se registrirati, nakon čega ćete dobiti korisnički račun i lozinku za pristup te upute za rad. Registracija se obavlja preko nadležnog arhiva.

Imatelji koji se odluče za dostavu putem elektroničkog obrasca popise će dostavljati u obliku xml datoteke. Upute za izradu popisa, normativni podaci i xml shema arhivskih jedinica i stvaratelja gradiva nalaze se na mrežnim stranicama ARHiNETA.

Imatelji koji popise gradiva dostavljaju putem ovakvog elektroničkog obrasca i nadalje su dužni voditi vlastite popise iz članaka 5. i 6. Pravilnika.