1. Što je sve arhivsko gradivo?

Arhivsko gradivo su zapisi ili dokumenti nastali djelovanjem pravnih ili fizičkih osoba u obavljanju njihove djelatnosti, a od trajnoga su značenja za kulturu, povijest i druge znanosti, bez obzira na mjesto i vrijeme njihova nastanka, neovisno o obliku i tvarnom nosaču na kojem su sačuvani. To su spisi, isprave, pomoćne uredske i poslovne knjige, kartoteke, karte, nacrti, crteži, plakati, tiskovnice, slikopisi, pokretne slike (filmovi i videozapisi), zvučni zapisi, mikrooblici, strojnočitljivi zapisi, datoteke, uključujući i programe i pomagala za njihovo korištenje.

2. Koje su razlike između javnog i privatnog arhivskog gradiva?

Postojeće hrvatsko zakonodavstvo razlikuje dvije kategorije arhivskoga gradiva: javno privatno. Javnim arhivskim gradivom smatra se gradivo nastalo djelovanjem i radom tijela državne vlasti, tijela jedinica lokalne samouprave i uprave, javnih ustanova i javnih poduzeća, trgovačkih društava koja su nastala iz bivših javnih poduzeća, javnih bilježnika i drugih osoba koje obavljaju javnu službu ili imaju javne ovlasti. Privatnim arhivskim gradivom smatra se arhivsko gradivo nastalo djelovanjem privatnih pravnih i fizičkih osoba, ukoliko nije nastalo u obavljanju javnih ovlasti ili u obavljanju javne službe i ako nije u državnom vlasništvu.

3. Što su fondovi i zbirke?

Gradivo u arhivima obrađuje se sukladno temeljnim arhivističkim načelima provenijencije i čuvanja prvobitnoga reda i organizira po fondovima i zbirkama. Fondovi predstavljaju zasebne cjeline zapisa nastale djelovanjem jednoga stvaratelja, a zbirke su skupine dokumenata nastale prema interesima sabiratelja ili prema zajedničkim karakteristikama dotičnoga gradiva (karte, planovi, fotografije, grafike, pečati i slično).

4. Tko su imatelji i stvaratelji arhivskoga gradiva?

Imatelji arhivskog gradiva su pravne i fizičke osobe koje su vlasnici ili posjednici gradiva, a stvaratelji su pravne ili fizičke osobe čijim djelovanjem i radom ono nastaje.

5. Kada je arhivsko gradivo dostupno za korištenje?

Javno arhivsko gradivo u pravilu je dostupno 30 godina nakon nastanka, a može biti dostupno i prije isteka navedenoga roka, ako je od nastanka namijenjeno javnosti ili ako je to stvaratelj izrijekom naveo u ispravi o predaji gradiva arhivu.

Javno arhivsko gradivo koje sadrži podatke što se odnose na obranu, međunarodne odnose, gospodarske probitke države i na poslove nacionalne sigurnosti, a čijim bi objavljivanjem nastupile štetne posljedice za nacionalnu sigurnost ili nacionalni interes Republike Hrvatske, dostupno je po isteku 50 godina od njegova nastanka, ako posebnim propisom nije drugačije određeno.

Javno arhivsko gradivo koje se odnosi na osobne podatke (matice, liječnička dokumentacija, osobni dosjei, sudski, porezni, financijski dosjei i sl.) dostupno je 70 godina nakon svoga nastanka, odnosno 100 godina od rođenja osobe na koju se odnosi.

Arhivsko gradivo mogu koristiti bez ograničenja stvaratelji čijom je djelatnošću i radom nastalo, u svrhe radi kojih je nastalo, odnosno kojima je služilo.

6. Kako se pripremiti za istraživanje u arhivu?

Preporučujemo da za vašu temu istraživanja najprije konzultirajte knjige, enciklopedije i druge objavljene radove, a ako je vaše istraživanje genealoške vrste da prikupite imena, prezimena, mjesta rođenja i sl. Ovakvo istraživanje sekundarnih izvora ne samo da će proširiti vaše znanje o temi istraživanja i povijesnome kontekstu, nego će biti i putokaz prema povijesnim izvorima, tj. arhivskim dokumentima.

7. Kako započeti istraživanje u arhivu?

Korisnici koji prvi put dođu u arhiv moraju se prijaviti korisničkoj službi ili odgovornoj osobi u čitaonici i ispuniti prijavnu za korištenje gradiva. Arhivisti će vam pomoći u ispunjavanju prijavnice, upoznati vas s pravilima o radu čitaonice i korištenja gradiva i pružiti vam dodatne informacije o vašoj temi istraživanjaj.

Arhivsko gradivo je sređeno institucijama čijim je djelovanjem nastalo i strukturi koja je uglavnom zadana načinom na koji je pojedina institucija organizirala svoje poslovanje i poslovnu i službenu dokumentaciju, a ne prema temama, na način da je sve što vas zanima složeno na jednome mjestu.

Kada započnete istraživati gradivo, najprije trebate utvrditi u kojima se sve cjelinama može nalaziti određena vrsta dokumenata, a potom koristeći obavijesno pomagalo koje ćete dobiti u čitaonici, pronaći traženi dokument.