Arhivi i stvaratelji

Arhivska služba

Arhivska služba utvrđena je kao obvezna javna služba, a arhivsko gradivo stavljeno je pod osobitu zaštitu države. Na zaštitu arhivskoga gradiva primjenjuju se i propisi o zaštiti kulturnih dobara. Sve su javne službe obvezne skrbiti za gradivo koje nastaje njihovim radom ili se nalazi u njihovu posjedu te ga po isteku određenih rokova predati mjerodavnom državnom, odnosno javnom arhivu. Polazeći od načela cjelovitosti arhivskoga gradiva kao sastavnog dijela hrvatske kulturne baštine, zakon uređuje i pitanje zaštite, dostupnosti i prometa privatnim arhivskim gradivom.

Za rad arhivske službe mjerodavno je Ministarstvo kulture, gdje u okviru Uprave za zaštitu kulturne baštine djeluje Odjel za arhivsku djelatnost. Kao savjetodavno tijelo ministra kulture za stručne arhivske poslove pri Ministarstvu djeluje Hrvatsko arhivsko vijeće koje se uz opća pitanja bavi unapređenjem i razvitkom službe: razmatra godišnje programe i izvješća o radu državnih arhiva, daje mišljenje o osnivanju novih arhiva, usmjerava međunarodnu arhivsku suradnju, potiče donošenje i promjene zakona i provedbenih propisa te predlaže dodjeljivanje viših zvanja u arhivskoj struci i drugo. Svi stručni i administrativni poslovi Vijeća kao i njegove odluke provode se preko Hrvatskoga državnoga arhiva (HDA) koji je ujedno zadužen za sve matične i razvojne poslove arhivske službe u Republici Hrvatskoj. Kao središnja ustanova arhivske službe HDA skrbi o evidencijama arhivskoga gradiva na nacionalnoj razini te planira i usklađuje stručni rad arhiva.

Mrežu javnih arhivskih ustanova danas čine HDA i 18 područnih državnih arhiva (u Bjelovaru, Dubrovniku, Gospiću, Karlovcu, Križevcima, Osijeku, Pazinu, Rijeci, Sisku, Slavonskom Brodu, Splitu, Šibeniku, Štrigovi, Varaždinu, Virovitici, Vukovaru, Zadru i Zagrebu). HDA je mjerodavan za gradivo središnjih državnih tijela i ostalo gradivo od značaja za Republiku Hrvatsku u cjelini, a područni državni arhivi skrbe za gradivo jedinica lokalne samouprave (gradovi, općine, županije), državnih tijela na lokalnoj razini i drugih stvaratelja na području njihova djelovanja.

Arhivski propisi

Arhivsku djelatnost u Republici Hrvatskoj danas uređuju Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (NN 105/97) i Zakon o izmjenama i dopunama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (NN 64/00), a pojedina područja rada arhiva uređuju posebni propisi:

Vrsta	Naziv	NN	PDF	Aktivan
pravilnik	Pravilnik o uvjetima i načinu stjecanja stručnih zvanja u arhivskoj struci	NN 107/10
pravilnik	Pravilnik o izmjenama i dopunama Pravilnika o evidencijama u arhivima	NN 65/09
pravilnik	Pravilnik o izmjenama i dopunama Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva	NN 106/07
pravilnik	Pravilnik o izmjenama i dopunama Pravilnika o evidencijama u arhivima	NN 106/07
pravilnik	Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva	NN 63/04
pravilnik	Pravilnik o uvjetima smještaja, opreme, zaštite i obrade arhivskog gradiva, broju i strukturi stručnog osoblja arhiva	NN 65/04
pravilnik	Pravilnik o polaganju stručnih ispita u arhivskoj struci	NN 93/04
pravilnik	Pravilnik o stručnom usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama	NN 93/04
pravilnik	Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva	NN 90/02
pravilnik	Pravilnik o evidencijama u arhivima	NN 90/02
pravilnik	Pravilnik o predaji arhivskoga gradiva arhivima	NN 90/02
zakon	Zakon o izmjenama i dopunama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima	NN 64/00
pravilnik	Pravilnik o korištenju arhivskoga gradiva	NN 67/99
zakon	Zakon o arhivskom gradivu i arhivima	NN 105/97

Arhivske norme i standardi

Globalni trendovi u suvremenoj arhivistici očituju se u integraciji upravljanja historijskim i tekućim zapisima, jedinstvenom pristupu kulturnom sektoru te isticanju informacijske uloge arhiva. Sukladno tome aktualizira se pitanje pravne regulacije i standardizacije protoka informacija i uspostavljaju se međunarodni arhivski standardi za pojedine segmente arhivske djelatnosti (opis i zaštita).

Zaštita, obrada i korištenje gradiva u arhivskim ustanovama odvijaju se prema načelima i standardima arhivske struke. Pravilnikom o evidencijama u arhivima (NN 90/2002) propisano je da se arhivsko gradivo opisuje sukladno Općoj međunarodnoj normi za opis arhivskoga gradiva (ISAD/G)) te Međunarodnoj normi arhivističkoga normiranoga zapisa za pravne i fizičke osobe te obitelji (ISAAR(CPF)) za opis povijesti stvaratelja gradiva.

Standarde, upute i smjernice potrebne u upravljanju arhivskim gradivom možete naći ovdje.

Naziv	Skraćenica	Izdanje	Godina	Jezik	PDF	Aktivan
Međunarodna norma za opis ustanova s arhivskim gradivom	ISDIAH	1. izdanje	2008.	hrvatski
Međunarodna norma za opis funkcija	ISDF	1. izdanje	2007.	hrvatski
Guidelines on Disaster Prevention and Control in Archives	ICA Study 11	1. izdanje	2007.	engleski
Međunarodna norma arhivističkog normiranog zapisa za pravne i fizičke osobe te obitelji	ISAAR (CPF)	2. izdanje	2006.	hrvatski
Electronic Records: A Workbook for Archivists	ICA Study 16	1. izdanje	2005.	engleski
General Guidelines for Regulations on Parliamentary Archives	ICA Study 14	1. izdanje	2004.	engleski
Opća međunarodna norma za opis arhivskoga gradiva	ISAD (G)	2. izdanje	2001.	hrvatski
Vodič za upravljanje eletroničkim gradivom s arhivskog stajališta		1. izdanje	1999.	hrvatski

Kategorizacija Stvaratelja u Republici Hrvatskoj

Državni arhivi utvrđuju popise stvaratelja i imatelja javnoga arhivskog i registraturnog gradiva na području svoje nadležnosti i predlažu njihovu kategorizaciju koja se nakon potvrde Hrvatskog arhivskog vijeća objavljuje u Narodnim novinama.

Zakon ovlašćuje arhive da vrše nadzor nad zaštitom gradiva kategoriziranih stvaratelja s ciljem poboljšanja uvjeta njegova čuvanja, obrađenost i iskoristivosti, a stvaratelji i imatelji su dužni obavijestiti nadležni arhiv o svim važnijim promjenama i mjerama koje se poduzimaju u svezi s gradivom.

Popis kategoriziranih stvaratelja u RH možete pretražiti prema nadležnosti državnih arhiva i kategoriji.

Upravljanje dokumentacijom

Spisovodstvo

Spisovodstvo je cjelina pravila, sustava i postupaka u upravljanju dokumentacijom koja nastaje, zaprima se ili se koristi u poslovanju ili obavljanju neke djelatnosti. Spisovodstvo se kod nas često izjednačuje s uredskim poslovanjem, no izraz "uredsko poslovanje" koristi se i u dva ponešto različita značenja.

Uredsko poslovanje u javnim službama obično označava upravljanje predmetnim spisima (upravnim i neupravnim) i službenom prepiskom, no ne ili ne nužno i drugom dokumentacijom koja nastaje ili se koristi u poslovanju, npr. specifičnom „nepredmetnom“ dokumentacijom kao što su službene i poslovne evidencije i pripadajući dosjei, interna, tehnička i projektna ili računovodstvena i kadrovska dokumentacija. S druge strane, u poslovnome svijetu uredsko poslovanje često označava službe ili aktivnosti vezane uz administrativnu, analitičku i sličnu potporu poslovanju, uključujući i praćenje i planiranje poslovanja, upravljanje procesima i ljudskim resursima. Važnost uredskog poslovanje jest je u tome što kvalitetan sustav uredskog poslovanja znači jednostavan informacijski sustav za pretraživanje: spisi se evidentiraju i razvrstavaju kako bi se mogli pretraživati.

Spisovodstveni sustav jest svaki konkretni sustav pravila, postupaka i alata koji neka organizacija primjenjuje u upravljanju svojom dokumentacijom. Nekoliko je ključnih osobina koje bi svaki ovakav sustav trebao imati: pouzdanost, integritet, sukladnost, cjelovitost i sustavnost. Sustav upravljanja spisima u cjelini treba obuhvatiti sljedeće spisovodstvene funkcije, odnosno vrste poslova koji se obavljaju u upravljanju spisima:

• Utvrđivanje politike i programa upravljanja spisima,
• Oblikovanje, uvođenje i održavanje spisovodstvenog sustava,
• Određivanje koji spisi i dokumentacija trebaju nastati u poslovanju,
• Određivanje rokova čuvanja,
• Utvrđivanje evidencijskog sustava, odnosno metapodataka o spisima i spisovodstvenim funkcijama,
• Zaprimanje spisa u sustav za upravljanje spisima,
• Evidentiranje i opis,
• Organizaciju i klasifikaciju spisa,
• Upravljanje dokumentacijskim ciklusom,
• Pohranu i čuvanje spisa,
• Pristup i korištenje spisa,
• Odluku i postupak sa spisima po isteku roka čuvanja,
• Dokumentiranje postupaka u upravljanju spisima,
• Nadzor i praćenje sustava za upravljanje spisima.

Propisi i standardi za upravljanje dokumentacijom

Vrsta	Propisi za upravljanje dokumentacijom	NN	PDF	Aktivan
pravilnik	Pravilnik o izmjenama i dopunama Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva	NN 106/07
pravilnik	Pravilnik o izmjenama i dopunama Pravilnika o evidencijama u arhivima	NN 106/07
pravilnik	Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva	NN 63/04
pravilnik	Pravilnik o uvjetima smještaja, opreme, zaštite i obrade arhivskog gradiva, broju i strukturi stručnog osoblja arhiva	NN 65/04
pravilnik	Pravilnik o polaganju stručnih ispita u arhivskoj struci	NN 93/04
pravilnik	Pravilnik o stručnom usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama	NN 93/04
pravilnik	Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva	NN 90/02

Međunarodni standardi za upravljanje dokumentacijom	Skraćenica	Izdanje	Godina	Jezik	PDF	Aktivan
International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings	ISDIAH	1. izdanje	2008.	engleski

Sređivanje i opis gradiva

Sređivanje i opis gradiva tipični je posao u pisarnicama, pismohranama i arhivima. Gradivo se može sređivati i opisivati na različite načine, no treba biti sređeno tako da se njime lako upravlja i da korisniku struktura bude pregledna i razumljiva. Sređivanje podrazumijeva postupak identifikacije jedinica u strukturi i definiranja veza među njima, ovisno o zadanom cilju i sukladno načelima provenijencije i prvobitnog reda. Fizičkim sređivanjem stvaraju se fizičke jedinice kojima se manipulira i koje su zaštita od gubitka i oštećenja dokumenata (kutije, knjige, fascikli, svežnjevi, registratori), a arhivsko sređivanje treba rezultirati strukturom koja predočuje djelatnost stvaratelja, omogućava pretraživanje i snalaženje u cjelini gradiva te olakšava manipuliranje gradivom. Struktura fonda treba biti sastavljena od arhivskih jedinica (fond, serija, predmet, dokument) te pregledno i jasno opisana, sukladno arhivskim načelima i standardima.

Organizacija i evidentiranje gradiva razrađeni su Pravilnikom o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva (NN 63/2004) kojim je propisana obaveza imatelja dostavljanja nadležnom arhivu popisa svih dokumentacijskih cjelina koje posjeduje.

Takav popis mora sadržavati naziv, stvaratelja, vrijeme nastanka i količinu gradiva, medij i vrstu zapisa, opis sadržaja, te popis manjih skupina na koje je dokumentacijska cjelina podijeljena. Za svaku pojedinu dokumentacijsku cjelinu imatelji su obvezni voditi popis arhivskoga gradiva koji sadrži podatke o dokumentacijskim skupinama na koje je cjelina podijeljena i arhivskim jedinicama u svakoj pojedinoj dokumentacijskoj skupini. Opis dokumentacijske skupine u popisu arhivskoga gradiva obuhvaća redni broj, identifikacijsku oznaku cjeline, naziv, sadržaj (opis dokumentacije u cjelini, predmeta ili djelatnosti na koji se odnosi), medij, vrstu i količinu zapisa, tehničke jedinice, vrijeme nastanka i dodatne napomene. Popis arhivskih jedinica u dokumentacijskoj skupini sadrži podatke o rednom broju, oznaci, nazivu, vrsti, vremenu nastanka, roku čuvanja i tehničkim jedinicama.

Minimalni podaci kojima se iskazuje sređenost gradiva moraju sadržavati signaturu i naziv jedinice, vezu između arhivskih i pripadajućih tehničkih jedinica te podatke o vremenu nastanka i količini gradiva. Podaci sadržani u opisu arhivskoga gradiva moraju omogućiti njegovu identifikaciju, predstavljanje, pronalaženje i upravljanje jedinicama gradiva.

Sređivanje i opis arhivskoga gradiva rezultira nastankom obavijesnih pomagala koja omogućuju fizičku i intelektualnu kontrolu pronalaženja dokumenata ili podataka o gradivu. S obzirom na format dijele se na klasična ili računalna, a ovisno o razini opisa razlikuju se pregledi, vodiči, inventari, regesta i popisi. Pravilnikom o evidencijama u arhivima (NN 90/2002) propisano je da se arhivsko gradivo opisuje sukladno Općoj međunarodnoj normi za opis arhivskoga gradiva (ISAD/G)) te Međunarodnoj normi arhivističkoga normiranoga zapisa za pravne i fizičke osobe te obitelji (ISAAR(CPF)) za opis povijesti stvaratelja gradiva.

Predaja arhivskog gradiva arhivu

Predaja arhivskoga gradiva arhivu propisana je člancima 14-17 arhivskoga Zakona, a način, postupak i rokovi predaje gradiva uređeni su Pravilnikom o predaji arhivskoga gradiva arhivima. Stvaratelji i imatelji arhivskog gradiva obavezni su ga, nakon provedenoga odabiranja i izlučivanja, predati nadležnome arhivu u izvorniku, sređeno, tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje. O predaji arhivskog gradiva sastavlja se zapisnik čiji se primjerci trebaju čuvati i u arhivu i kod predavatelja.

Izvornik je svaki prvotni zapis, bez obzira na podlogu i vrstu zapisa, koji ima značajke vjerodostojnosti i pouzdanosti. Sređenim se smatra ono gradivo u sklopu kojega se pojedinačni zapisi ili osnovne jedinice udruživanja zapisa nastale u procesu poslovanja nalaze na mjestu određenom načinom upravljanja spisa te njihova odlaganja, a označenim ono čije tehničke jedinice imaju propisane natpise. Arhivsko se gradivo smatra popisanim ukoliko je stvaratelj/imatelj, nakon odabira gradiva, sastavio popis koji sadrži: naziv stvaratelja gradiva, vrijeme nastanka i ukupnu količinu popisom obuhvaćena gradiva, podatke o osobi koja je izradila popis te datum njegove izrade. Za svaku jedinicu popisa potrebno je navesti i redni broj te podatke koji opisuju njezin naziv/sadržaj, vrijeme nastanka i količinu. Tehnički opremljenim smatra se gradivo čiji su zapisi, ovisno o mediju na kojem su nastali, smješteni u odgovarajuću zaštitnu ambalažu. Cjelovitim se smatra ukupno arhivsko gradivo nastalo radom stvaratelja u razdoblju za koje se predaje arhivu.

Pravilnik o predaji arhivskoga gradiva arhivima

Opći popis arhivskog i registraturnog gradiva s rokovima čuvanja

Temeljem Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva Hrvatsko arhivsko vijeće, na 11. sjednici održanoj 28. svibnja 2012. donijelo je Opći popis arhivskog i registraturnog gradiva s rokovima čuvanja.

Na popisu se nalaze kategorije ili vrste dokumentacije koja nastaje u obavljanju općih i administrativnih poslova u javnim tijelima i ustanovama (organizacija i upravljanje, ljudski resursi, financijsko poslovanje i dr.). Radi se o dokumentaciji koja nastaje kod svih stvaratelja na manje-više isti način te će svi imati koristi od orijentacijskih rokova čuvanja koji su navedeni u popisu. Popis je uređen hijerarhijski te može poslužiti i za izradu klasifikacijskih planova dokumentacije.

Opći popis gradiva s rokovima čuvanja

Dostava popisa

Pravilnikom o dopunama Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 106/2007) uveden je novi način dostave popisa dokumentacijskih zbirki i gradiva koje one sadrže, tako da se oni nadležnom arhivu dostavljaju u elektroničkom obliku. Dostava u elektroničkom obliku omogućuje ažurno vođenje evidencija gradiva i znatno poboljšava mogućnosti pretraživanja i iskoristivost podataka, bez suvišnog ispisa i prepisivanja podataka.

Predviđena su dva načina dostave navedenih popisa u elektroničkom obliku: izravnim upisom u bazu podataka nadležnog arhiva ili u obliku elektroničkog obrasca (xml datoteke sa strukturiranim podacima popisa) koji utvrđuje Hrvatski državni arhiv.

Imatelj gradiva koji se odluči za izravni upis u bazu podataka na mrežno dostupnom poslužitelju arhiva nije dužan voditi i vlastite popise, bilo u elektroničkom, bilo u klasičnom obliku. Baza podataka u ovom slučaju ima, naime, i funkciju evidencije njegova gradiva.

Baza podataka u kojoj državni arhivi u Hrvatskoj vode evidencije o gradivu imatelja u nadležnosti arhiva sastavni je dio je nacionalnog arhivskog informacijskog sustava ARHiNET. Za pristup aplikaciji za unos i pretraživanje podataka potrebno je prethodno se registrirati, nakon čega ćete dobiti korisnički račun i lozinku za pristup te upute za rad. Registracija se obavlja preko nadležnog arhiva.

Imatelji koji se odluče za dostavu putem elektroničkog obrasca popise će dostavljati u obliku xml datoteke. Upute za izradu popisa, normativni podaci i xml shema arhivskih jedinica i stvaratelja gradiva nalaze se na mrežnim stranicama ARHiNETA.

Imatelji koji popise gradiva dostavljaju putem ovakvog elektroničkog obrasca i nadalje su dužni voditi vlastite popise iz članaka 5. i 6. Pravilnika.

Preuzimanje XML sheme

Pomoću XML editora učitajte shemu koja se nalazi na stranicama ARHiNET-a i u nju unesite odgovarajuće podatke koji trebaju biti strukturirani u skladu s točkama 5. i 6. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 63/2004).

Ispunjeni obrasci dostavljaju se arhivu na CD-u i ukoliko su ispravno popunjeni podaci će se automatski učitati u sustav.

Napominjemo da su XML datoteke namijenjene konverziji, odnosno uvozu podataka iz različitih evidencija gradiva pojedinih stvaratelja i imatelja u jedinstveni nacionalni arhivski sustav, a nisu alati za svakodnevni rad na evidentiranju gradiva.

	Upute za primjenu sheme
	Shema za normativne tablice (*.zip file)
	Shema za dokumentacijske cjeline (*.zip file)

ARHiNET

U okviru nadležnosti arhivske službe o evidentiranju stvaratelja i imatelja i popisivanju njihova arhivskog gradiva, razvijen je i modul za vođenje evidencija o gradivu u pismohranama. Podrška za ove evidencije razvijena je kako bi stvarateljima i imateljima gradiva u nadležnosti arhiva olakšali vođenje zakonom propisanih evidencija, pojednostavili i automatizirali dostavu podataka koje su dužni dostavljati nadležnom arhivu te olakšali izradu popisa gradiva za predaju ili izlučivanje.

Zašto biste Vaše evidencije vodili izravno u ARHiNETU?

Razmislite o sljedećim prednostima:

• Ne morate osmišljavati vlastiti sustav niti ove evidencije voditi kod sebe
• Ne morate se brinuti za softver i hardver – sve što trebate je veza na Internet, a to sigurno već imate
• Vaša evidencija koju vodite u ARHiNETU usklađena je s propisima – propisi se mogu promijeniti, no Vi ne morate brinuti o usklađivanju
• Osim što podržava propisane evidencije dokumentacijskih zbirki i jedinica ARHiNET Vam omogućuje korištenje dodatnih opcija za opis i upravljanje gradivom, npr. vođenje kataloga javno dostupnih informacija
• Popise svoga gradiva ne morate posebno dostavljati nadležnom arhivu, što biste inače bili dužni
• Podaci o arhivskome gradivu lako se povezuju s digitalnim kopijama ili izvorno digitalnim gradivom na koje se odnose, a korisničke verzije digitalnih kopija prilagođene su pretraživanju i pregledu putem Interneta
• Stječete pravo na pomoć arhiva u organizaciji Vašega gradiva i vođenju evidencija

Kako možete postati korisnik ARHiNETA i u njemu voditi svoje evidencije?

• Prijavite se državnom arhivu koji je nadležan za Vašu ustanovu i dogovorite razinu usluge koju želite koristiti
• Arhiv će educirati Vaše osoblje za rad u sustavu i izvršiti registraciju koja omogućuje pristup zatvorenom dijelu sustava
• odmah po primitku obavijesti o odobrenju zahtjeva za registracijom koja stiže na e-mail adresu svakog korisnika sustava može se započeti s radom

Za podrobnije upute o načinu i uvjetima registracije stvaratelji i imatelji mogu se obratiti nadležnom arhivu ili administratorima sustava na e-mail: arhinet@arhiv.hr.

Korisnici sustava

Do danas su se u ARHiNET, pored državnih arhiva, uključili i središnja tijela državne uprave, državne upravne organizacije, državne agencije, sudovi, kulturne i znanstvene ustanove, zavodi, visokoškolske ustanove Sveučilišta u Zagrebu, komore, gospodarske i novčarske ustanove:

PDF	Naziv
	Brošura 2009.
	Letak 2009.
	Prospekt 2010.
	Deplijan 2011.