ARHiNET - Poglavarstvo Slobodnog i kraljevskog grada Osijeka (fond)

Odgovornost:	Poglavarstvo slobodnog i kraljevskog grada Osijeka (stvaratelj)
Povijest jedinice:	U vrijeme djelovanja stvaratelja, gradivo Poglavarstva Slobodnog i kraljevskog grada Osijeka bilo je smješteno u prostoriji gradske vijećnice predviđenoj za gradsku arhivu, a najvažniji su dokumenti, poput tzv. Osloboditeljne povelje, odlagani u poseban sef koji je služio kao trezor (secretum civitatis archivum). Potom je o gradivu skrbio pravni slijednik magistrata, da bi pred Drugi svjetski rat najveći dio stare gradske arhive bio pohranjen u osječkom muzeju sve do preuzimanja u netom osnovani osječki arhiv 1947. godine. Tadašnji ravnatelj Muzeja, Josip Bösendorfer, odlučio je zadržati Osloboditeljnu povelju, nešto kartografskog materijala, a i sudbinu glavnine upravno-gospodarskih spisa iz 1850. godine još treba razjasniti. Budući da je gradivo u Arhiv dospjelo skupa s drugim gradivom gradske uprave od kraja 17. stoljeća do 1945. godine, a u dosjeu fonda ne postoji uobičajena dokumentacija i stari vodiči fonda, teško je danas rekonstruirati u kakvom je stanju ono primljeno, tko je i kada radio na sređivanju fonda, itd. Tek u Sršanovom inventaru iz 1989. godine doznajemo da je prvotno sređivanje trajalo godinama uz sudjelovanje većeg broja arhivskih djelatnika te da su se na tom poslu posebno istaknuli Kamilo Firinger, Ive Mažuran i, dakako, sam Sršan. Isprva je gradivo od 1809. do 1945. godine smatrano jedinstvenim fondom, što je zadržano i tijekom prvotnog sređivanja. Kasnije je primjenom klasifikacijskog sustava, koji je i danas na snazi, taj fond podijeljen na četiri cjeline prema kriteriju povijesnih razdoblja. Tako je fond HR-DAOS-6 dobio naziv Poglavarstvo slobodnog i kraljevskog grada Osijeka i obuhvaćao je razdoblje od 1809. do 1848. godine. Ta je razdioba izvršena administrativno, ali zadržana je jedinstvena struktura fonda i obavijesno pomagalo, odnosno navedeno razgraničenje nije provedeno do kraja sve do revizije koja je započela 2013. godine, nakon koje se krenulo i u novo sređivanje fonda.
Način preuzimanja:	Prvo je preuzimanje od Muzeja Slavonije u Osijeku obavljeno 11. studenog 1947. godine, a potom je ostatak gradiva preuziman u više navrata.

Sadržaj jedinice:	Gradivo fonda Poglavarstvo Slobodnog i kraljevskog grada Osijeka predstavlja najvrednije vrelo izvornih podataka za povijest Osijeka u prvoj polovici 19. stoljeća. Radi se o raznovrsnoj dokumentaciji vezanoj za upravni, gospodarski i sudbeni djelokrug poslova gradske uprave koja je nastala djelovanjem središnjih tijela gradske vlasti i nižih administrativnih jedinica, odnosno ureda. Glavnina dokumentacije odnosi se upravo na rad središnjih tijela gradske uprave, odnosno Gradskog poglavarstva i Skupštine. Ovo gradivo čine zapisnici upravnih, gospodarskih i sudbenih sjednica, spisi predmeta koji su se na spomenutim sjednicama rješavali te pripadajuće registraturne evidencije i pomagala, odnosno urudžbeni zapisnici i abecedna kazala. Sjednički zapisnici donose brojne podatke o djelovanju gradske uprave te općenito o životu u gradu u prvoj polovici 19. stoljeća. Zapisnike komplementiraju spisi među kojima nalazimo korespondenciju s drugim administrativnim nadležnostima i institucijama te odluke i rješenja Poglavarstva s prilozima (popisi, iskazi, računi, izvješća, predstavke građana, tehnička dokumentacija itd.) iz svih poslova upravnog, gospodarskog i sudbenog djelokruga. Vrijednu skupinu dokumenata čine i normativni akti središnjih državnih organa kojim su se uređivala razna područja iz djelokruga poslova Poglavarstva, ali i pitanja koja se tiču gospodarstva, prava i obveza građana itd. Gradivo gradskih ureda sadrži dokumentaciju vezanu za djelokrug poslova pojedinog ureda te financijsku dokumentaciju uredskih blagajni. Što se gradiva Zemljišnog ureda tiče, posebno treba istaknuti zemljišne evidencije, odnosno gruntovne i katastarske knjige te razne popise vlasnika nekretnina u gradu. U gradivu Sirotišnog ureda nalazimo podatke o siročadi na skrbi Poglavarstva i upravljanju njihovom imovinom, napose u dosjeima siročadi. Podatke pak o financijskom poslovanju grada, gradskim prihodima i rashodima, odnosno proračunima, sadrži gradivo Blagajničkog ureda. Prvorazredan izvor podataka o stanovništvu Osijeka u prvoj polovici 19. stoljeća predstavljaju sumarni i poimenični popisi stanovništva, napose popisi neplemenitog stanovništva iz 1815. i 1840. godine te zemaljski popis iz 1828. godine. Dokumentacija vezana za poslove evidentiranja vojnih obveznika i regrutacije odložena je u podseriju Vojni poslovi. Kada govorimo o sudbenim poslovima, osim dokumentacije vezane rad Poglavarstva i Skupštine, zanimljive podatke, napose o građanima i njihovoj svakodnevici, nalazimo i u gradivu nastalom radom Sudbenog ureda, a riječ je o raznim prijavama i predstavkama građana upućenim gradskom sudcu ili Poglavarstvu te u brojnim oporukama odloženim u zasebnu podseriju.
Izlučivanju:	Zbog vremena nastanka gradiva, njegove povijesne važnosti i trajnog karaktera, odabiranje i izlučivanje prilikom revizije nije izvršeno. Sršan navodi tek uzgredice podatak da je tijekom ranijih sređivanja iz fonda izlučena dokumentacija koja nema povijesnu vrijednost, no dokumenata o tome u dosjeu fonda nema.
Vrste medija:	Papir
Vrste građe:	knjige ; spisi
Stupanj sređenosti:	Arhivistički sređeno
Plan sređivanja:	Tijekom 2013. godine pristupilo se reviziji arhivskog fonda, u prvom redu radi utvrđivanja stanja arhivskih i tehničkih jedinica, ponovne uspostave prvobitnog poretka narušenog dugogodišnjim korištenjem gradiva te eventualne identifikacija gradiva koje je nužno restaurirati. No, nakon inicijalnog uvida primijećena je na pojedinim mjestima i znatnija izmiješanost gradiva unutar tehničkih jedinica. Također, uočene su određene naknadne akvizicije i pridruživanja gradiva Poglavarstva izdvojenog iz drugih arhivskih cjelina. Te izmjene nisu bile evidentirane bilo u obavijesnim pomagalima bilo dosjeu fonda te je odlučeno da će revizija uključivati i temeljitu analizu sadržaja jedinica. Detaljnom analizom strukture i sadržaja fonda Poglavarstvo Slobodnog i kraljevskog grada Osijeka utvrđeno je sljedeće stanje: - u većini je arhivskih jedinica utvrđen manji ili veći stupanj narušenosti prvobitnog poretka - u dijelu arhivskih jedinica postoji gradivo koje nije uopće evidentirano, nije ispravno identificirano, nije ispravno odloženo ili je na neadekvatan način opisano u obavijesnom pomagalu - dosadašnja struktura arhivskog fonda tek je djelomično odražavala administrativno ustrojstvo, funkcije i djelatnosti stvaratelja - zbog spomenutih naknadnih ulaganja dio tehničkih jedinica je bio natrpan, a zbog dugogodišnje manipulacije mnoge su tehničke jedinice bile oštećene i trebalo ih je zamijeniti - dio tehničkih jedinica svojim dimenzijama nije bio primjeren za gradivo koje se u njima čuvalo Na temelju provedene analize odlučeno je da se krene u novo sređivanje fonda kojim će se ponovo uspostaviti prvobitni poredak ondje gdje je bio narušen, nova primjerenija struktura arhivskih serija i podserija, da će se gradivo, točnije spisi, uložiti u novu ambalažu te da će se na kraju izraditi novo suvremeno obavijesno pomagalo, sumarni inventar, u skladu s važećim arhivskim međunarodnim standardima. Ovo je bila prilika i da se gradivo u potpunosti razgraniči s fondom Gradsko poglavarstvo Osijek, s tim da je odlučeno kako će fond obuhvaćati razdoblje od 1809. do 1850. godine, u skladu sa stvarnim administrativnim i zakonodavnim promjenama. Prilikom obrade i sređivanja fonda poštivan prvobitni je poredak koji je uspostavio stvaratelj u registraturi. To se u prvom redu odnosi na spise vođene prema centralnim urudžbenim zapisnicima koji su odlagani ad acta prema registraturnom broju, ali i druge spise vođene u raznim registraturnim evidencijama. Tamo gdje registraturni poredak nije bio utvrdiv, gradivo je združivano prema načelu pertinencije te je odlagano kronološki, dok su dosjei u fondu odloženi abecedno. Obradom gradiva utvrđena su funkcionalna područja prema kojima su formirane serije odnosno podserije te niže jedinice. S obzirom na temeljne djelatnosti Poglavarstva oblikovane su dvije serije: Upravno-gospodarski poslovi i Sudbeni poslovi. Razlog zašto upravni i gospodarski poslovi nisu razgraničeni kao zasebne serije leži u tome što su se od 1809. do 1814. godine održavale zajedničke upravno-gospodarske sjednice pa su sukladno tomu vođeni i jedinstveni sjednički zapisnici, a spisi upravnih i gospodarskih poslova su registraturno odlagani skupa sve do 1850. godine. Podserije s jedne strane čini gradivo pojedinih ustrojbenih jedinica gradske uprave ili se radi o dokumentaciji združenoj prema vrsti ili sadržaju. Obradom gradiva uspostavljena je, dakle, sljedeća struktura fonda: 1.Upravni i gospodarski poslovi 1.1 Rad središnjih tijela na poslovima uprave i gospodarstva 1.2 Normativni akti 1.3 Zemljišni ured i blagajna 1.4 Sirotišni ured i blagajna 1.5 Blagajnički ured 1.6 Popisi i evidencije stanovništva 1.7 Vojni poslovi 2. Sudbeni poslovi 2.1 Rad središnjih tijela na sudskim poslovima 2.2 Sudbeni ured 2.3 Ostavine Budući da se radi o razmjerno velikom arhivskom fondu, prilikom izrade obavijesnog pomagala odlučeno je da će se uz sumarni popis arhivskih jedinica izraditi i detaljni pojedinačni popis tehničkih jedinica, smješten na kraju inventara.