Predaja arhivskog gradiva arhivu
Predaja arhivskoga gradiva arhivu propisana je člancima 14-17 arhivskoga Zakona, a način, postupak i rokovi predaje gradiva uređeni su Pravilnikom o predaji arhivskoga gradiva arhivima. Stvaratelji i imatelji arhivskog gradiva obavezni su ga, nakon provedenoga odabiranja i izlučivanja, predati nadležnome arhivu u izvorniku, sređeno, tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje. O predaji arhivskog gradiva sastavlja se zapisnik čiji se primjerci trebaju čuvati i u arhivu i kod predavatelja.
Izvornik je svaki prvotni zapis, bez obzira na podlogu i vrstu zapisa, koji ima značajke vjerodostojnosti i pouzdanosti. Sređenim se smatra ono gradivo u sklopu kojega se pojedinačni zapisi ili osnovne jedinice udruživanja zapisa nastale u procesu poslovanja nalaze na mjestu određenom načinom upravljanja spisa te njihova odlaganja, a označenim ono čije tehničke jedinice imaju propisane natpise. Arhivsko se gradivo smatra popisanim ukoliko je stvaratelj/imatelj, nakon odabira gradiva, sastavio popis koji sadrži: naziv stvaratelja gradiva, vrijeme nastanka i ukupnu količinu popisom obuhvaćena gradiva, podatke o osobi koja je izradila popis te datum njegove izrade. Za svaku jedinicu popisa potrebno je navesti i redni broj te podatke koji opisuju njezin naziv/sadržaj, vrijeme nastanka i količinu. Tehnički opremljenim smatra se gradivo čiji su zapisi, ovisno o mediju na kojem su nastali, smješteni u odgovarajuću zaštitnu ambalažu. Cjelovitim se smatra ukupno arhivsko gradivo nastalo radom stvaratelja u razdoblju za koje se predaje arhivu.
|