ARHiNET
Upravljanje dokumentacijom

Spisovodstvo

Spisovodstvo je cjelina pravila, sustava i postupaka u upravljanju dokumentacijom koja nastaje, zaprima se ili se koristi u poslovanju ili obavljanju neke djelatnosti. Spisovodstvo se kod nas često izjednačuje s uredskim poslovanjem, no izraz "uredsko poslovanje" koristi se i u dva ponešto različita značenja.

Uredsko poslovanje u javnim službama obično označava upravljanje predmetnim spisima (upravnim i neupravnim) i službenom prepiskom, no ne ili ne nužno i drugom dokumentacijom koja nastaje ili se koristi u poslovanju, npr. specifičnom „nepredmetnom“ dokumentacijom kao što su službene i poslovne evidencije i pripadajući dosjei, interna, tehnička i projektna ili računovodstvena i kadrovska dokumentacija. S druge strane, u poslovnome svijetu uredsko poslovanje često označava službe ili aktivnosti vezane uz administrativnu, analitičku i sličnu potporu poslovanju, uključujući i praćenje i planiranje poslovanja, upravljanje procesima i ljudskim resursima. Važnost uredskog poslovanje jest je u tome što kvalitetan sustav uredskog poslovanja znači jednostavan informacijski sustav za pretraživanje: spisi se evidentiraju i razvrstavaju kako bi se mogli pretraživati.

Spisovodstveni sustav jest svaki konkretni sustav pravila, postupaka i alata koji neka organizacija primjenjuje u upravljanju svojom dokumentacijom. Nekoliko je ključnih osobina koje bi svaki ovakav sustav trebao imati: pouzdanost, integritet, sukladnost, cjelovitost i sustavnost. Sustav upravljanja spisima u cjelini treba obuhvatiti sljedeće spisovodstvene funkcije, odnosno vrste poslova koji se obavljaju u upravljanju spisima:

  • Utvrđivanje politike i programa upravljanja spisima,
  • Oblikovanje, uvođenje i održavanje spisovodstvenog sustava,
  • Određivanje koji spisi i dokumentacija trebaju nastati u poslovanju,
  • Određivanje rokova čuvanja,
  • Utvrđivanje evidencijskog sustava, odnosno metapodataka o spisima i spisovodstvenim funkcijama,
  • Zaprimanje spisa u sustav za upravljanje spisima,
  • Evidentiranje i opis,
  • Organizaciju i klasifikaciju spisa,
  • Upravljanje dokumentacijskim ciklusom,
  • Pohranu i čuvanje spisa,
  • Pristup i korištenje spisa,
  • Odluku i postupak sa spisima po isteku roka čuvanja,
  • Dokumentiranje postupaka u upravljanju spisima,
  • Nadzor i praćenje sustava za upravljanje spisima.
© 2008., © 2009. /strong>    e-mail: arhinet@arhiv.hr   Web 3.0