Spisovodstvo
Spisovodstvo je cjelina pravila, sustava i postupaka u upravljanju dokumentacijom koja nastaje, zaprima se ili se koristi u poslovanju ili obavljanju neke djelatnosti. Spisovodstvo se kod nas često izjednačuje s uredskim poslovanjem, no izraz "uredsko poslovanje" koristi se i u dva ponešto različita značenja.
Uredsko poslovanje u javnim službama obično označava upravljanje predmetnim spisima (upravnim i neupravnim) i službenom prepiskom, no ne ili ne nužno i drugom dokumentacijom koja nastaje ili se koristi u poslovanju, npr. specifičnom „nepredmetnom“ dokumentacijom kao što su službene i poslovne evidencije i pripadajući dosjei, interna, tehnička i projektna ili računovodstvena i kadrovska dokumentacija. S druge strane, u poslovnome svijetu uredsko poslovanje često označava službe ili aktivnosti vezane uz administrativnu, analitičku i sličnu potporu poslovanju, uključujući i praćenje i planiranje poslovanja, upravljanje procesima i ljudskim resursima. Važnost uredskog poslovanje jest je u tome što kvalitetan sustav uredskog poslovanja znači jednostavan informacijski sustav za pretraživanje: spisi se evidentiraju i razvrstavaju kako bi se mogli pretraživati.
Spisovodstveni sustav jest svaki konkretni sustav pravila, postupaka i alata koji neka organizacija primjenjuje u upravljanju svojom dokumentacijom. Nekoliko je ključnih osobina koje bi svaki ovakav sustav trebao imati: pouzdanost, integritet, sukladnost, cjelovitost i sustavnost. Sustav upravljanja spisima u cjelini treba obuhvatiti sljedeće spisovodstvene funkcije, odnosno vrste poslova koji se obavljaju u upravljanju spisima:
- Utvrđivanje politike i programa upravljanja spisima,
- Oblikovanje, uvođenje i održavanje spisovodstvenog sustava,
- Određivanje koji spisi i dokumentacija trebaju nastati u poslovanju,
- Određivanje rokova čuvanja,
- Utvrđivanje evidencijskog sustava, odnosno metapodataka o spisima i spisovodstvenim funkcijama,
- Zaprimanje spisa u sustav za upravljanje spisima,
- Evidentiranje i opis,
- Organizaciju i klasifikaciju spisa,
- Upravljanje dokumentacijskim ciklusom,
- Pohranu i čuvanje spisa,
- Pristup i korištenje spisa,
- Odluku i postupak sa spisima po isteku roka čuvanja,
- Dokumentiranje postupaka u upravljanju spisima,
- Nadzor i praćenje sustava za upravljanje spisima.
|