Sređivanje i opis gradiva

Sređivanje i opis gradiva tipični je posao u pisarnicama, pismohranama i arhivima. Gradivo se može sređivati i opisivati na različite načine, no treba biti sređeno tako da se njime lako upravlja i da korisniku struktura bude pregledna i razumljiva. Sređivanje podrazumijeva postupak identifikacije jedinica u strukturi i definiranja veza među njima, ovisno o zadanom cilju i sukladno načelima provenijencije i prvobitnog reda. Fizičkim sređivanjem stvaraju se fizičke jedinice kojima se manipulira i koje su zaštita od gubitka i oštećenja dokumenata (kutije, knjige, fascikli, svežnjevi, registratori), a arhivsko sređivanje treba rezultirati strukturom koja predočuje djelatnost stvaratelja, omogućava pretraživanje i snalaženje u cjelini gradiva te olakšava manipuliranje gradivom. Struktura fonda treba biti sastavljena od arhivskih jedinica (fond, serija, predmet, dokument) te pregledno i jasno opisana, sukladno arhivskim načelima i standardima.

Organizacija i evidentiranje gradiva razrađeni su Pravilnikom o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva (NN 63/2004) kojim je propisana obaveza imatelja dostavljanja nadležnom arhivu popisa svih dokumentacijskih cjelina koje posjeduje.

Takav popis mora sadržavati naziv, stvaratelja, vrijeme nastanka i količinu gradiva, medij i vrstu zapisa, opis sadržaja, te popis manjih skupina na koje je dokumentacijska cjelina podijeljena. Za svaku pojedinu dokumentacijsku cjelinu imatelji su obvezni voditi popis arhivskoga gradiva koji sadrži podatke o dokumentacijskim skupinama na koje je cjelina podijeljena i arhivskim jedinicama u svakoj pojedinoj dokumentacijskoj skupini. Opis dokumentacijske skupine u popisu arhivskoga gradiva obuhvaća redni broj, identifikacijsku oznaku cjeline, naziv, sadržaj (opis dokumentacije u cjelini, predmeta ili djelatnosti na koji se odnosi), medij, vrstu i količinu zapisa, tehničke jedinice, vrijeme nastanka i dodatne napomene. Popis arhivskih jedinica u dokumentacijskoj skupini sadrži podatke o rednom broju, oznaci, nazivu, vrsti, vremenu nastanka, roku čuvanja i tehničkim jedinicama.

Minimalni podaci kojima se iskazuje sređenost gradiva moraju sadržavati signaturu i naziv jedinice, vezu između arhivskih i pripadajućih tehničkih jedinica te podatke o vremenu nastanka i količini gradiva. Podaci sadržani u opisu arhivskoga gradiva moraju omogućiti njegovu identifikaciju, predstavljanje, pronalaženje i upravljanje jedinicama gradiva.

Sređivanje i opis arhivskoga gradiva rezultira nastankom obavijesnih pomagala koja omogućuju fizičku i intelektualnu kontrolu pronalaženja dokumenata ili podataka o gradivu. S obzirom na format dijele se na klasična ili računalna, a ovisno o razini opisa razlikuju se pregledi, vodiči, inventari, regesta i popisi. Pravilnikom o evidencijama u arhivima (NN 90/2002) propisano je da se arhivsko gradivo opisuje sukladno Općoj međunarodnoj normi za opis arhivskoga gradiva (ISAD/G)) te Međunarodnoj normi arhivističkoga normiranoga zapisa za pravne i fizičke osobe te obitelji (ISAAR(CPF)) za opis povijesti stvaratelja gradiva.