ARHiNET - Kotarska oblast Vinkovci (fond)

Sadržaj jedinice:	Za pojedine odjele vodili su se, uz glavni urudžbeni zapisnik, i odjelni urudžbeni zapisnici. U ovom fondu vrlo malo ih je sačuvano, ali prema sačuvanim i prema zakonskim odredbma to se može naslutiti. Sačuvani su samo kazneni urudžbeni zaspisnici i urudžbeni zapisnici šumskih šteta. Rezervatni spisi (kratica res. ili rezervata) su akti čija je obrada pridržana za određeno službeno lice. Povjerljivi ili tajni spisi (pov.) su akti čiji je sadržaj namijenjen samo odredenom broju lica. Prezidijalni spisi (praes. ili pres.) su akti predsjedništva kao posebne organizacione jedinice. Za rezervatne, povjerljive i prezidijalne spise vođeni su posebni protokoli (jedna knjiga i za više godina) i (ponekad) kazala. Pov. spisi sačuvani su za razdoblje 1922-1943, prs. 1904-1941 i res. 1904-1924. Pov. spisi najčešće su zadnji put bili protokolirani u općini Nijemci, ali su vjerojatno kasnije bili vraćani kotaru i tako se sačuvali. Tajni spisi za 1943. godinu nisu nastali u vinkovačkom kotaru, nego šidskom, ali su nađeni unutar fonda i tako su odloženi. Spisi kotarskog zadružnog povjerenika složeni su kao serija. Koncem 19. i u prvoj polovici 20. stoljeća u Slavoniji je počeo vrlo snažan proces diobe kućnih zadruga, pa je 9. svibnja 1889. donijet Zakon o zadrugah , po kojem su diobe vršila općinska poglavarstva i kotari. Zbog velikog broja predmeta 1901. godine utemeljen je institut zadružnog povjerenika na nivou kotara. Opći spisi kotarskog povjerenika (okružnice, naredbe i sl.) sačuvani su za razdoblje od 1924. do 1944. (čini se da ranije nisu postojali). Diobe zadruga upisivane su u glavni urudžbeni zapisnik (nema tragova da je vođen i odjelni urudžbeni zapisnik) sačuvane su (samo) za 1906. godinu, a poslije 1925. spisi su bili složeni po selima i nisu protokolirani u glavnom urudžbenom zapisniku (niti je sačuvan, ako je postojao, neki drugi upisnik), pa su spisi složeni prema nađenom stanju, tj. spisi za 1906. složeni su prema urudžbenim brojevima, a kasniji prema abecednom poretku sela, a unutar toga po brojevima. Spisi kotarskog agronoma sačuvani su samo za 1928. i 1929. godinu, zatim su sačuvani podatci o stanju usjeva 1929-1932 i žetveni prinosi za 1936. Ovi podatci odnose se na sva sela unutar kotara. Zbog malo sačuvanih kazala redovnih spisa, kao serija izdvajani su zapisnici ili izvatci zapisnika općinskih poglavarstava. Ponekad se u tim zapisnicima mogu naći dobri podatci za povijest sela (gradivo općinskih poglavarstava nije uopće sačuvano). Projektna dokumentacija upisivana je redovito u glavni urudžbeni zapisnik i nema traga da je vođen odjelni upisnik. Zbog nedostatka odjelnog upisnika i malo sačuvanih kazala, projektna dokumentacija je izdvojena kao serija i složena po abecednom redu imena sela, a unutar toga prema brojevima urudžbenog zapisnika.
Izlučivanju:	Tijekom sređivanja nije bilo izlučivanja gradiva.
Vrste medija:	Papir
Vrste građe:	spisi
Stupanj sređenosti:	Arhivistički sređeno
Plan sređivanja:	Uredovni naputak za miešovite i političke urede kotarske i stolične u § 65 određuje način vođenja urudžbenog zapisnika («podnesni ili poslovni napisnik») kod kotarskih ureda i prema ovom naputku vođeni su i kasniji kotarski urudžbeni zapisnici. Spomenuti paragraf glasi: Podnesni ili poslovni (politički) napisnik vodi se po priklopljenom izgledu III. u deset rubrikah. Brojevi napisnika počimaju od onog dana, kojeg je ured stupio u dielatnost, a zatim svakog 1. Siečnja, sa brojem jedan i teku do posliednjeg Prosinca, pri Čemu ima se izbiegavati svaki broj drobišni, svako preskakivanje ili ponavljanje brojevah. Napisnik podnesni ima se vezat na koncu godine i predat registraturi, iza kako budu riešeni i obavljeni svikolici komadi poslovni. Spisi su vođeni prema rednome broju (numems currens) i tako su odlagani. Više spisa u jednome predmetu obično su vezani tankim koncem ili tanjom špagom, kasnije ljepljeni jakim ljepilom (koje i danas djeluje) i metalnim spjalicama. U jednom razdoblju, potkraj 19. stoljeća, predmeti spisi su vezani u cjeline i mogu se pratiti kroz urudžbeni zapisnik. Nema stalne metodologije u načinu praćenja predmeta, jer ili su odlagani u najstariji, ili (rjeđe) najmlađi broj ili je svaki predmet samostalan (ali se može pratiti kroz urudžbeni zapisnik). U urudžbenom zapisniku postoji rubrika registraturna oznaka, ali nije uvijek ispunjavana. Registraturno su spisi bili odlagani između dva debela kartona, povezani platnenim trakama, s oznakama (na klapni) brojeva i godine nastanka spisa.Kao pomoćne knjige vođena su kazala koja prate urudžbene zapisnike. Nažalost, kazala su vrlo slabo sačuvana, što pri istraživanju, zbog velikog broja predmeta svake godine, stvara probleme. U kazalima se predmeti koji dolaze iz općinskih poglavarstava vode i pod nazivom predmeta i pod imenom općine iz koje dolaze. Općine su upisivane na kraju jednog slova, prema prvom slovu imena općine (npr. spisi općine Andrijaševci su na kraju slova A).