ARHiNET - Skupština općine Županja (fond)

Sadržaj jedinice:	Fond obuhvaća gradivo nastalo djelovanjem organa vlasti Skupštine Općine Županja u razdoblju od 1963. do 1993. godine. Gradivo nije cjelovito sačuvano, budući da u ponekim serijama, očito zbog nemarnog čuvanja gradiva u pismohrani, nedostaju određena godišta zapisa. Od sačuvanog gradiva najvrijednije i najobimije, iako fragmentarno sačuvano, jest ono koje se odnosi na zapisnike zasjedanja s materijalima Skupštine općine Županja, Izvršnog vijeća, organa uprave tj. odjela, sekretarijeta, savjeta, komisija i drugih skupštinskih tijela. Dobro je sačuvano i gradivo koje se odnosi na spise iz uredskog poslovanja (neupravni i upravni postupak), a sačuvane su i popratne evidencije (djelovodnici, popisi akata, registri, upisnici, registri UP/I). To je obimom najveća serija u fondu koja sadrži tekuće spise (korespondenciju) skupštine, njezinih organa (sekretarijati) i komisija, a sadrži podatke o cjelokupnom razvoju općine. Vrijedne cjeline gradiva odnose se na spise vođene u odjelima, kao predmetni spisi. Oni su složeni u posebne serije, a među njima dio je spisa imovinsko-pravne naravi, koji se sastoje od predmeta komasacija, arondacija i deposedacija. Unutar serije gospodarstva sačuvani su razni obrtni registri, koje je Skupština općine vodila kao nadležan organ u poslovima obrtnih registracija. Fond, od značajnijih cjelina, sadrži također evidencije o društvenim organizacijama i udruženjima građana, unutar serije predmeta društvenih djelatnosti. To je vrijedna cjelina koja svjedoči o razvoju društava i udruženja građana, a sadrži zapise i iz ranijih razdoblja, predanih općini na korištenje i obradu zbog promjena nadležnosti. Veća cjelina spisa odnosi se također i na sačuvane dosjee referade za boračko-invalidsku zaštitu, koji sadrže predmete boračkih invalidnosti te invalidskih dodataka. Sadržaj svake pojedine serije detaljnije je opisan u inventarnom popisu gradiva.
Izlučivanju:	Uvidom u gradivo fonda nije pronađena dokumentacija o odabiranju i izlučivanju gradiva kod stvaratelja. Tijekom arhivističke obrade fonda proveden je postupak izlučivanja gradiva bez trajne povijesne vrijednosti, odn. šablonskog i balastnog materijala. Izlučivanje je provođeno temeljem: Odluke o izlučivanju i uništavanju izlučenog gradiva u arhivu, koju je izdao ravnatelj Državnog arhiva u Osijeku, Klasa: 036-04/08-02/08, Ur.broj: 2158-19-01-08-4, od 29. travnja 2008. godine, Odluke o izlučivanju i uništavanju izlučenog gradiva u arhivu, koju je izdao ravnatelj Državnog arhiva u Vukovaru, Klasa: 036-04/10-02/02, Ur.broj: 2196-119-01-10-4, od 10. svibnja 2010. godine i Odluke o izlučivanju i uništavanju izlučenog gradiva u arhivu, koju je izdao ravnatelj Državnog arhiva u Vukovaru, Klasa: 036-04/10-02/03, Ur.broj: 2196-119-01-10-4, od 1. rujna 2010. godine. Gradivo je izlučeno i uništeno u količini ca 32 d/m.
Vrste medija:	Papir
Stupanj sređenosti:	Arhivistički sređeno
Plan sređivanja:	Sređivanje gradiva Skupštine općine Županja obavljano je u dva navrata. Prvi puta je sređivanje obavljeno 2007. tijekom redovnih poslova stručne obrade arhivskoga gradiva. Pri tome su detaljno sređene serije zapisnika sjednica i spisa, ukupne količine ca 13,5 d/m. Zapisnici su sređivani prema tijelima upravljanja, a unutar njih kronološki prema redoslijedu odvijanja sjednica. Unutar serije spisa evidentirane su tri arhivske podjedinice, stvorene kod samog stvaratelja kao odraz utvrđenog spisovodstvenog sustava. Prva arhivska podjedinica odnosi se na spise organa upravljanja (savjeti, sekretarijati), koji su vođeni samostalno u kontinuitetu u rasponu 1963.-1988. godine, a osnovne registraturne evidencije su urudžbeni zapisnici (djelovodnici), popisi akata i kazala. Druga arhivska podjedinica jesu spisi skupštine i stručnih službi, izdvojeni i vođeni kao cjelina u rasponu 1968.-1988. godine, s pripadajućim registraturnim evidencijama (urudžbeni zapisnici i kazala). Treća podjedinica predstavljaju spisi upravnog postupka, s pripadajućim upisnicima. Nakon 1988. godine, odn. donošenja Uredbe o uredskom poslovanju, svaki je odjel, tj. sekretarijat vodio zasebne urudžbene zapisnike kao evidencije o spisima, te tako odlagao i spise. Pri sređivanju se zadržao prvobitan poredak gradiva, zatečen kod stvaratelja. Drugo sređivanje obavljeno je 2010. u okviru izrade stručnog rada za arhivstu-pripravnika. Tada je izvršena provjera i utvrđivanje konačnog poretka već sređenoga gradiva, te detaljno sređivanje preostaloga gradiva, koje se odnosilo na spise izvršnog vijeća te spise i dosjee vođene i čuvane odjelno, tj. u sekretarijatima. To su predmetni spisi, formirani prema logičko-sadržajnoj poveznici, a često nisu bili označeni niti kakvim identifikatorom (urudžbenog broja), koji bi mogao odrediti njihovo mjesto u evidenciji spisa. To su spisi sekretarijata za društvene djelatnosti (registri društvenih organizacija s dosjeima, spisi komisija za odnose s vjerskim zajednicama), sekretarijata za gospodarstvo (registri obrtnih radnji, gospodarska izvješća), imovinsko-pravne poslove (spisi o provedenim komasacijama, arondacijama i deposedacijama), referade za boračko-invalidska pitanja (dosjei invalida rata s podacima o primanju invalidnina) i sl. Od navedenih predmeta formirane su zasebne serije, a spisi sređivani prema logičko-sadržajnoj odrednici. Nakon sređivanja formirane su sljedeće serije: 1. Zapisnici sjednica (s podserijama zapisnika sjednica skupštine, izvršnog vijeća i organa uprave s pomoćnim tijelima), 2. Spisi, 3. Izvršno vijeće, 4. Društvene djelatnosti, 5. Imovinsko-pravni poslovi, 6. Gospodarstvo, 7. Zdravstvo, radni odnosi i socijalna skrb. U inventarnom popisu gradiva serija korišteni su sljedeći opisni elementi: redni broj arhivske jedinice, naziv jedinice opisa, vremenski raspon, tekući brojevi spisa, odn. arhivske oznake/klasifikacijske oznake (ukoliko su takve postojale kao identifikator zapisa), te oznaka pripadajuće tehničke jedinice. Oznaka tehničke jedinice (kutije, uveza) kod onih arhivskih jedinica kod kojih je posebno navođeno svako godište spisa s rednim rojevima, označena je nakon posljednje godine, koja se u njoj nalazi.