Javno arhivsko gradivo koje se odnosi na osobne podatke dostupno je za korištenje 70 godina nakon svoga nastanka, odnosno 100 godina od rođenja osobe na koju je odnosi. Isto gradivo može se koristiti i prije predviđenoga roka, ako je od nastanka namijenjeno javnosti ili ako na to pristane osoba na koju se ono odnosi, odnosno njezin bračni drug, djeca ili roditelji poslije njezine smrti.

Ukoliko znanstveni razlozi zahtijevaju korištenje arhivskoga gradiva prije isteka predviđenih rokova, ravnatelj HDA može odobriti korištenje toga gradiva, na način i pod uvjetima koji jamče zaštitu javnih probitaka, odnosno privatnosti, prava i probitaka treće osobe, uz obvezno prethodno pribavljeno mišljenje Hrvatskog arhivskog vijeća.