Poslove sređivanja gradiva prije predaje HDA obavili su tijekom 2006-2007. godine djelatnici HDA u poslovnom prostoru Ministarstva pravosuđa.

Prilikom sređivanja fonda Republičkog sekretarijata za pravosudne poslove obavljeno je identificiranje i podjela fonda na četiri osnovne dokumentacijske cjeline (serije) koje su dalje podijeljene na manje evidencijske cjeline (podserije) ovisno o poslovnim funkcijama sekretarijata i vrstama dokumentacije koja je nastala obavljanjem tih poslovnih funkcija. Glavne serije se podudaraju s unutrašnjim ustrojem i cjelokupnim decentraliziranim sustavom uredskog poslovanja u razdoblju 1953-1961 premda su uočena i poneka odstupanja s obzirom na evidencije, na označavanje predmeta i na način odlaganja/arhiviranja dovršenih predmeta.

Fond sadrži evidencije spisa, okružnice o organizaciji rada, izvješća i spise iz oblasti pravosudne uprave.

Dio gradiva sadrži dokumentaciju o organiziranju, provođenju i nadzoru rada sudova, kao što su upute o postupanju, popisi sudova u Hrvatskoj, godišnja izvješća i periodična izvješća o radu sudova, korespondencija sa sudovima u vezi s organizacijom poslovanja, zapisnici i materijali pojedinih sastanaka u vezi s organizacijom poslovanja sudova i mirovnih vijeća, analize, statistike i podatci o pojedinim područjima poslovanja.

Dio gradiva sadrži dokumentaciju o problematici zemljišnoknjižnih službi sudova u Hrvatskoj, izvješća tih službi o radu, izvješća o nadzoru njihovog poslovanja, izvješća i podatke o stanju zemljišnih knjiga (o osnivanju, obnovi i ispravljanju zemljišnih knjiga), kao i korespondencija sa zemljišnoknjižnim odsjecima sudova.

Dio gradiva sadrži statistiku pravosudnih poslova, periodička izvješća statističke službe sekretarijata i korespondenciju o organiziranju poslova sudske statistike, te statističke biltene kao službenu publikaciju sekretarijata.

Dio gradiva sadrži nacrte i prijedloge propisa iz područja pravosuđa, analize i mišljenja u vezi s primjenom tih propisa, kao i korespondenciju sa sudovima o raznim pitanjima sudske prakse.

Dio dokumentacije odnosi se na poslove međunarodne pravne pomoći građanima u vezi s dostavom isprava namijenjenih upotrebi u inozemstvu, te upute sudovima i drugim institucijama o postupanju.

Dio gradiva sadrži dokumentaciju o postupcima pomilovanja osuđenika.

Također u fondu se dio dokumentacije odnosi na organizaciju rada i na financiranje samog sekretarijata, kao i na financiranju rada sudova.

Značajnu cjelinu čine spisi o investicijama koji sadrže planove i programe financiranja objekata sudova kao i spise o poduzetim gradnjama i adaptacijama na zgradama sudova s tehničkom dokumentacijom.

Dio dokumentacije fonda odnosi se na kadrovska pitanja kao što su izvještaji i analize stanja kadrova, te razni podaci o sucima i službenicima i njihovim primanjima.

U fondu je sadržana i dokumentacija o polaganju ispita (sudačkog/pravosudnog ispita, advokatskog ispita, ispita za pravosudne službenike) kao i evidencije članova Advokatske komore i advokatskih pripravnika i žalbe na rješenja Advokatske komore koje je u drugom stupnju rješavao Sekretarijat.

Dio gradiva fonda čini dokumentacija s oznakom tajnosti (povjerljivi i strogo povjerljivi spisi), a koja se odnosi na rad pojedinih sudaca.

Fond je osnovno sređen (postavljen) prije preuzimanja u HDA. Plan sređivanja nastao je temeljem uvida u poslovanje i organizaciju Državnog sekretarijata za pravosudnu upravu tako da je gradivo oblikovano u 4 osnovne serije: 1. Organizacioni odjel, 2. Pravni odjel, 3. Opći odjel, 4. Personalni odjel.

Svaka serija se dalje dijeli na podserije sukladno načinu obavljanja pojedinih poslova iz nadležnosti sekretarijata, odnosno svakog pojedinog odjela.

Nakon preuzimanja u HDA izvršena je revizija strukture fonda. Iz serije Općeg odjela izdvojeno je gradivo Kabineta kao i zajednička registraturna pomagala u koja su evidentirani spisi svih odjela u razdoblju 1962-1965.

Tijekom tog postupka formirane su konačne serije i podserije, određene signature svih uspostavljenih arhivskih jedinica, prenumerirane kutije i knjige te je izrađena završna verzija obavijesnog pomagala.

Dokumentacija oblikovana u jedinice prema organizacijskom ustroju, u načelu se dalje dijeli na nekoliko osnovnih sadržajnih cjelina: na početku svake su evidencije spisa tog odjela za razdoblje 1953-1961. i dokumentacija o metodologiji i načelima rada svakog odjela, a zatim se serija dijeli na dokumentacijske cjeline sukladno obavljanju pojedinih poslova.

Temeljem navedenog, oblikovane su sljedeće serije: 1. SPISOVODSTVENE EVIDENCIJE SEKRETARIJATA, 2. KABINET REPUBLIČKOG SEKRETARA, 3. ORGANIZACIONI ODJEL, 4. PRAVNI ODJEL, 5. OPĆI ODJEL, 6. PERSONALNI ODJEL.

Fond ima status javnog arhivskog gradiva te je dostupan svim korisnicima u skladu sa Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima (NN 105/97) te Pravilnikom o korištenju arhivskoga gradiva (NN 67/99). Javno arhivsko gradivo u pravilu je za korištenje dostupno 30 godina nakon nastanka.

U fondu se također nalaze pojedini spisi koji sadrže osobne podatke čija je dostupnost ograničena sukladno odredbama Zakona o zaštiti osobnih podataka (NN 103/2003), te dokumentacija s oznakom tajnosti, čija je dostupnost ograničena i u postupanju s kojom se primjenjuju odredbe Zakona o tajnosti podataka (NN 79/2007).

Javno arhivsko gradivo koje se odnosi na osobne podatke dostupno je za korištenje 70 godina nakon svoga nastanka, odnosno 100 godina od rođenja osobe na koju je odnosi. Isto gradivo može se koristiti i prije predviđenoga roka, ako je od nastanka namijenjeno javnosti ili ako na to pristane osoba na koju se ono odnosi, odnosno njezin bračni drug, djeca ili roditelji poslije njezine smrti.

Dokumentaciju koja sadrži osobne podatke sadrže sljedeće arhivske jedinice:

4.5.2. Spisi o pomilovanjima (Dosjei)

6.2.2.2. Dosjei zaposlenih u pravosuđu

6.3.3. Stanje sudačkih kadrova

6.3.4. Stanje službenika u pravosudnim tijelima

6.4.2.2. Dosjei advokatskih ispita

6.4.3. Ispit za pravosudne službenike

6.5.3. Dosjei advokata

6.5.4. Dosjei advokatskih pripravnika

Dokumentaciju s oznakom tajnosti (strogo povjerljivo, povjerljivo) sadrže sljedeće arhivske jedinice:

2.1.1. Upisnici povjerljivih spisa (Kabinet)

3.3.3.1. Povjerljiva prepiska o organizacionim stvarima

4.3.2.1. Povjerljiva prepiska o pravnim pitanjima

4.4.2.1. Spisi međunarodne pravne pomoći

6.3.1. Povjerljiva prepiska o personalnim stvarima